Sie erhalten mit QM konkret eine detaillierte Anleitung und die komplette Musterdokumentation eines fiktiven Planungsbüros als umfassende Vorlage für den Aufbau Ihres individuellen Managementsystems nach DIN EN ISO 9001:2008. Ergänzend erhalten Sie mit QM konkret einen Leitfaden zur aktuellen Normenrevision DIN EN ISO 9001:2015.

Inhalte und Schwerpunkte des Managementsystems:

Die professionelle Kundenorientierung ist heute neben der Qualitätspolitik für Ar­chi­tek­tur- und Ingenieurbüros als „Dienstleistungsunternehmen“ ein lebenswichtiges Kriterium.
Die Ausrichtung an den Kundenwünschen als Maßstab für die Qualität durchzieht die Kapitel von QM konkret wie ein roter Faden.

Eine weitere wesentliche Ergänzung ist die Betrachtung der übergeordneten Unternehmensplanung. Kein Planungsbüro kann es sich noch leisten, unternehmerische Entscheidungen "aus dem Bauch heraus" zu treffen.

Ein Planungsbüro ist nur so gut wie seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Statt sich ausschließlich mit der fachlichen Qualifizierung auseinander zusetzen, wird im bei QM konkret auch die "Res­sour­ce Mensch" betrachtet. Der Themenbereich Personal beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Konzepten zur Personalführung und Personalentwicklung.

Ein weiterer ent­scheidender Punkt im Rahmen des Mustersystems ist die Integration aller meist in Ansätzen bestehenden "Nebensysteme" in das Gesamtsystem und damit in den kontinuierlichen Ver­besse­rungsprozess. In Planungsbüros sind dies zumeist Regelungen in den Bereichen Controlling und Marketing.

Die komplexe Projektarbeit verlangt einen immer schneller werdenden Informationsaustausch und die professionelle Nutzung aller zur Verfügung stehenden Mittel. Der hohen Be­deutung der Informationssteuerung und Kommunikation wird in QM konkret deshalb genauso Rechnung getragen, wie den IT-Strukturen und dem systematischen Umgang mit "Wissen" im Kapitel Infothek.

Besonderen Wert legt QM konkret auf ein einfaches und effektives Ver­besse­rungsmanagement zur kontinuierlichen Weiter­entwicklung und Qualitäts­sicherung der Arbeitsprozesse.

Die QM-Dokumentation
In einem prozessorientierten QM-System geht man von den konkreten Aufgaben Ihres Planungsbüros aus. Für die Gliederung der Dokumentation empfehlen sich vier Hauptgruppen:

1. Ver­ant­wor­tung der Leitung 
Der Bereich Ver­ant­wor­tung der Leitung umfasst Aufgaben im Bereich der Unternehmensführung und betrifft in erster Linie die Geschäftsleitung.

2. Kernprozesse
Die Kernprozesse beschreiben den Geschäftsbereich, mit dem Sie Ihr "Geld verdienen". Kernprozesse sind also diejenigen Prozesse, mit denen die Planungs- und Bauleitungsleistungen direkt erbracht werden.

3. periphere Prozesse
Die peripheren Prozesse betreffen Regelungen zum Umgang mit Dokumenten und Daten.

4. QM-Regelkreis
Der QM-Regelkreis sorgt für die Erhaltung und laufende Ver­besse­rung des Systems.

Neben den In­for­ma­tio­nen, die Sie technisch, methodisch und persönlich für eine kompetente Projektabwicklung brauchen, stellt der Projektmanagement-Berater konkrete Arbeitswerkzeuge, so genannte Tools, zur Verfügung. Mit diesen Tools können Sie die Inhalte in Ihrem Büro direkt in die Praxis umsetzen. Die Formblätter, Checklisten, Muster und Verfahrensanweisungen bieten Ihnen Vorlagen für die Praxis und erleichtern die Einführung eines Projektmanagementsystems.

Aufbau
Der Projektmanagement-Berater ist eine Anleitung in 18 Schritten, aufgeteilt auf fünf Abschnitte, die jeweils eine Phase im Projektverlauf abbilden:

• Projektakquisition
  Sie erhalten eine Anleitung, wie Sie bereits bei der Projektakquisition optimale Voraussetzungen schaf­fen können, um einen gut strukturierten und effektiven Projektverlauf zu sichern.
   
• Projektplanung
  Der Projektmanagement-Berater unter­stützt Sie bei der sorgfältigen, umfassenden und systematischen Projektplanung.
   
• Projektcontrolling
  Sie erhalten alle notwendigen In­for­ma­tio­nen, um Ihr Projekt bei einem internen Projektcontrolling auf seine Wirtschaftlichkeit zu prüfen.
   
• Projektmanagementkompetenz
  Sie sollten den Stellenwert Ihrer Projektmanagementkompetenz nicht unterschätzen. Ihre persönliche Kompetenz als Projektleiter ist während des kompletten Projektverlaufes im Umgang mit allen Beteiligten oft ent­scheidend für den Erfolg des Projektes. Deshalb erhalten Sie hier die wichtigsten Instrumente für die kompetente Leitung eines Projektes.
   
• Projektabschluss
  In diesem Abschnitt bewerten Sie unter Anleitung Ihr Projekt und erhalten dadurch wichtige Managementinformationen für Ihr nächstes Projekt.

Das Projektmanagementsystem entspricht der DIN EN ISO 9001: 2000. Sie können es problemlos in Ihr prozessorientiertes QM-System implementieren.

Unternehmenscontrolling umfasst die Steuerung des Büros. Dazu gehört die Planung und Verfolgung der Honorare, Ausgaben und Investitionen. Alle Daten können in Einzellisten in Excel erfasst werden. Beispielwerte erlauben ein einfaches Verständnis der Anwendung. Im Finanzplan werden alle not­wendigen Daten automatisch zusammengeführt. Daraus ergibt sich automatisch der Liquiditätsstatus sowie der wirtschaftliche Erfolg des Büros. Abweichungen von den Planzahlen lassen sich einfach erkennen, sodass Maßnahmen zur Gegensteuerung ergriffen werden können.

Für das interne Projektcontrolling stellt „Controlling konkret“ wiederum Excel-Listen bereit, die eine einfache Kalkulation des Büros er­mög­lichen. So kann die Ermittlung der Stundensätze sowie des Gemeinkostenfaktors vorgenommen werden. Beispielwerte veranschaulichen wiederum die Anwen­dung der Formblätter.

Für das Projektcontrolling im Sinne des Auftraggebers / Bauherrn wird eine Excelliste angeboten, die der Erfassung und Überwachung aller im Projekt auflaufenden Rechungen von Auftragnehmern dient. Ein automatischer Abgleich zwischen Auftragsumme und bisherigen Rechungen unter Berücksichti­gung von Abzügen oder Nachlässen erlaubt ein einfaches aber effektives Baukostencontrolling.

Eine weitere Neuerung stellt die Integration eines Businessplans dar. Im Zuge der neuen Kreditverga­berichtlinien für Banken („Basel II“) kann die Forderung nach einem Businessplan sehr schnell auf ein Unternehmen zukommen. Die Planvorlage, wiederum mit Beispieldaten gefüllt, erlaubt den schnellen Aufbau eines Businessplan für den Fall der Fälle.

Neben den Neuerungen wurde der ansonsten bewährte Aufbau beibehalten. So kann der Anwender „Controlling konkret“ dazu nutzen, sein Controlling-System so aufzubauen, dass es sich in sein vor­handenes oder noch zu erstellendes QM-System integrieren lässt. Im Lieferumfang enthaltenen Ver­fahrensanweisungen und Arbeitsmittel können mühelos in ein bestehendes Management-System integriert werden.

Der ebenfalls beiliegende Leitfaden zum Aufbau eines eigenen Controlling-Systems dient neben den vielen gelieferten Beispieldaten zum einfachen Verständnis von „Controlling konkret“.

Marketing konkret unter­stützt Sie beim Aufbau und bei der Einführung eines systematischen Marketing-Management-Systems und der Ent­wick­lung von Akquisitionsstrategien.

• Überprüfen und optimieren Sie Ihre Position am Markt!
• Ermitteln Sie die Stärken und Schwächen Ihres Büros!
• Entwickeln Sie erfolgreiche Akquisitionsstrategien und setzen Sie diese um!

Der Leitfaden umfasst die notwendigen Grundlagen für ein strategisches Marketing, die Ent­wick­lung Ihrer Positionierung am Markt, den Aufbau erfolgreicher Akquisitionsstrategien und PR-Aktionen und begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Inhalte

• Marketinggrundsätze und Analyse der bisherigen Erfolge
• Positionierung des Büros
• Akquisitionsstrategien und PR-Arbeit
• Einsatz und Gestaltung von Medien
• Marketingmanagement-Controlling
• Arbeitsvorlagen

Sie können das Marketing-Management-System problemlos in Ihr prozessorientiertes QM-System implementieren. Der Aufbau des Managementsystems ist dem QM-System angepasst.