GmbH und AG sowie die in das Handelsregister eingetragenen Einzelkaufleute und Personengesellschaften müssen ihre Geschäftsbriefe mit zusätzlichen Angaben versehen.
§ 37 a des Handelsgesetzbuches (HGB) regelt: Geschäftsbriefe, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen den vollständigen Firmennamen, die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft sowie das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten. Als Geschäftsbriefe gelten schriftliche Mitteilungen wie Briefe oder Bestellscheine, nicht aber Sendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis wie z.B. Werbeschriften oder Werbemailings.
Für GmbHs und haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften regelt dies § 35 a GmbHG, verlangt jedoch zusätzlich, dass alle Geschäftsführer*innen namentlich benannt werden.
Eine entsprechende Regelung für Aktiengesellschaften findet sich in § 80 AktienG. Aktiengesellschaften müssen darüber hinaus alle Vorstandsmitglieder unter Kennzeichnung des oder der Vorstandsvorsitzenden sowie den oder die Vorsitzende*n des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachnamen angeben.
Die Unterlassung dieser sogenannten "Fußleistenpflicht" kann von den Registergerichten mit Zwangsgeldern bis zu 5.000,- Euro belegt werden.
Gleiches gilt für Geschäftsbriefe in E-Mail-Form.