Architekten- und Stadtplankammer Hessen

Recht

Pflichtangaben in der Geschäftskorrespondenz

Stand: 29.04.2010

Seit Beginn des Jahres 2000 müssen aufgrund der Handelsrechtsreform von 1998 neben den Kapitalgesellschaften GmbH und AG auch die in das Handelsregister eingetragenen Einzelkaufleute und Personengesellschaften ihre Geschäftsbriefe mit zusätzlichen Angaben versehen.

§ 37 a des Handelsgesetzbuches HGB regelt: Geschäftsbriefe, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, müssen den vollständigen Firmennamen, die Rechtsform und den Sitz der Gesellschaft sowie das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, enthalten. Als Geschäftsbriefe gelten schriftliche Mitteilungen wie Briefe oder Bestellscheine, nicht aber Sendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis wie z.B. Werbeschriften oder Werbemailings.

§ 35 a GmbHG regelt dies für GmbHs und haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften und verlangt zusätzlich, dass alle geschäftsführer namentlich genannt werden.

Eine entsprechende Regelung für Aktiengesellschaften findet sich in § 80 AktienG. Aktiengesellschaften müssen darüber hinaus alle Vorstandsmitglieder unter Kennzeichnung des Vorstandsvorsitzenden sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit Vor- und Nachnamen angeben.

Die Unterlassung dieser sogenannten "Fußleistenpflicht" kann von den Registergerichten mit Zwangsgeldern bis zu 5.000,- EUR belegt werden.

Durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister EHUG wurde diese Pflicht auch auf Geschäftsbriefe in eMail-Form erweitert.

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