Architekten- und Stadtplankammer Hessen

Vergabe + Wettbewerbe

FAQ Grundlagen:

Wie ist der Ablauf eines Verhandlungsverfahrens?

1. Bekanntmachung

Die Auswahl erfolgt nach vorheriger europaweiter Bekanntmachung im EU-Amtsblatt gem. § 37 Abs. 1 VgV.

Sowohl die Eignungs- wie auch die Zuschlagskriterien und deren Wichtung sind in der Auf­tragsbekanntmachung und/oder den Vergabeunterlagen anzugeben (§§ 122 Abs. 4 GWB i.V.m. § 42 Abs. 1 VgV, §§ 127 Abs. 5 GWB i.V. m. § 58 Abs. 3 VgV).

Der öffentliche Auftraggeber kann die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, begrenzen, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen.

In der Auftragsbekanntmachung sind die von dem Auftraggeber vorgesehenen objektiven und nicht­diskriminierenden Eignungskriterien für die Begrenzung der Zahl, die vorgesehene Mindestzahl und gegebenenfalls auch die Höchstzahl der einzuladenden Bewerber anzugeben (§ 51 Abs. 1 VgV).

Wenn der öffentliche Auftraggeber es sich vorbehält, den Auftrag ohne in Verhandlungen einzutreten, auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, muss dies ebenfalls bereits in der Auftragsbe­kanntmachung erklärt werden (§ 17 Abs. 11 VgV).

Die Eignungskriterien dürfen gem. § 122 Abs. 2 Satz 2 GWB ausschließlich Folgendes betreffen:

  • Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 75 Abs. 1 VgV)
  • wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV), z.B. Mindestjahresumsatz
  • technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§§ 46, 75 Abs. 5 VgV), z.B. Referenzen

Die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) beträgt mindestens 30 Tage, gerech­net ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung (§ 17 Abs. 2 VgV). Für den Fall, dass eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Teilnahmefrist unmöglich macht, kann der öffentliche Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung, nicht unterschreiten darf (§ 17 Abs. 3 VgV).

Grundsätzlich erfolgt der Nachweis der Eignung über die Vorlage von Eigenerklärungen. Wenn der öffentliche Auftraggeber Bescheinigungen und sonstige Nachweise anfordert, verlangt er in der Regel solche, die vom Online-Dokumentenarchiv e-Certis abgedeckt sind (§ 48 Abs. 2 VgV). Als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen muss der öffentliche Auftragge­ber die Vorlage einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV).

2. Angebotsphase

Der öffentliche Auftraggeber wählt anhand der Bewerbungsunterlagen geeignete Unternehmen aus, die er auffordert ein Erstangebot einzureichen (§§ 17 Abs. 4, 52 Abs. 1 VgV). Erfüllen mehrere Be­werber an einem Teilnahmewettbewerb mit festgelegter Höchstzahl gleichermaßen die Anforderungen und ist die Bewerberzahl auch nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien zu hoch, kann die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Los getroffen werden (§ 75 Abs. 6 VgV).

3. Eigentliche Verhandlung

Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Erstange­bote und alle Folgeangebote, mit Ausnahme der endgültigen Angebote, mit dem Ziel, die Angebote inhaltlich zu verbessern.

Dabei darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom öffentli­chen Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskrite­rien (§ 17 Abs. 10 VgV).

Zuschlagskriterien können neben der Wirtschaftlichkeit auch qualitative, umweltbezogene und sozi­ale Aspekte sein. Insbesondere gemäß § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 VgV die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals, wenn die Qualität des ein­gesetzten Personals erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann.

4. Abschluss der Verhandlungen

Beabsichtigt der öffentliche Auftraggeber, die Verhandlungen abzuschließen, so unterrichtet er die verbleibenden Bieter und legt eine einheitliche Frist für die Einreichung neuer oder überarbeiteter An­gebote fest. Er vergewissert sich, dass die endgültigen Angebote die Mindestanforderungen erfüllen, und entscheidet über den Zuschlag auf der Grundlage der Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 14 VgV).

5. Zuschlag

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB).

Architektenleistungen werden dabei grundsätzlich im Leistungswettbewerb vergeben. Ist die zu er­bringende Leistung nach einer gesetzlichen Gebühren- oder Honorarordnung zu vergüten, ist der Preis im dort vorgeschriebenen Rahmen zu berücksichtigen (§ 76 Abs. 1 VgV).

Der öffentliche Auftraggeber muss die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vor­gesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertrags­schlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Informa­tion über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist (§ 134 Abs. 1 GWB).

Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der oben genannten Information geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an (§ 134 Abs. 2 GWB).


erstellt: ByAK, 07/2016

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